Oletko lähdössä ensimmäiselle konferenssimatkallesi? Vai oletko jo kokenut kävijä, mutta haluat löytää varmasti kannattavia konferenssimatkakohteita? Yksi tapa löytää konferenssikävijöiden kirjoituksia on etsiä niitä blogien joukosta. Esimerkiksi Suomen suurin blogien julkaisualusta blogi.fi löytää useita konferenssi- ja kongressikävijöiden kirjoituksia. Joukosta löytyy esimerkiksi ensikertalaisen puhujan kokemuksia tai kokeneen tutkijan kirjoitus matkasta oman alansa konferenssiin. Blogien ja artikkelien kirjoittamiseen konferenssimatkoista on myös käytännön syy – osaan konferensseista voi akkreditoitua eli osallistua ilman osallistumismaksua jos sitoutuu kirjoittamaan kyseisestä konferenssista juuri esimerkiksi blogiin tai alan lehteen. Yliopistojen ja muiden tiedelaitosten järjestämät konferenssit ja niiden osallistujien kokemukset löytyvät helpoimmin oppilaitosten omista julkaisuista ja julkaisualustoista. Yhdeksi esimerkiksi voi nostaa Mikkelin ammattikorkeakoulun REaD-lehdessä olleen mielenkiintoisen artikkelin “Verkostoitumista, osaamisen suhteuttamista ja flow-kokemuksia tieteellisissä kv-konferensseissa”.

Sosiaalinen media jakaa kävijöiden kokemukset

Eniten konferensseja järjestetään yleisesti maailmalla kiinnostavista aiheista, sellaisista kuten liiketalous ja teknologia. Ehkä helpointa on löytää kävijöiden kokemuksia, kun niitä etsitään kapeamman sektorin tapahtumista. Esimerkiksi Las Vegasissa juuri päättyneillä suurilla keittiö- ja kylpyhuonemessuilla (KBIS) on näyttävät sivustot, joilla on esitelty messuilla menestyneimmät tuotteet, esimerkiksi kauneimmat kylpyhuonekalusteet ja trendikkäimmät keittiön hanat. Aivan uuden ulottuvuuden konferenssikävijöiden mielipiteisiin ja niistä kertomiseen tuo sosiaalinen media – tälläkin tapahtumalla on omat Facebook-sivunsa ja se on esillä myös Twitterissä ja Instagramissa, joista on helppo löytää messuihin liittyviä kommentteja ja postauksia. Pelkästään sivuihin tutustumalla saa hyvän kuvan siitä, mitä messuilla on ollut tänä vuonna tarjolla – ja jos on kyseessä toistuvasti järjestettävä tapahtuma myös tietoa siitä, mitä on tulossa seuraavaksi. Lähes kaikilla konferensseilla ja muilla tapahtumilla on toimivat nettisivut, joilta voit etsiä tietoa jo päättyneistä tapahtumista. Parhaimmassa tapauksessa jo tältä sivulta löytyy myös kävijöiden mielipiteitä ja kokemuksia kyseisestä tapahtumasta. Jos näin ei ole, sosiaalinen media hoitaa yleensä markkinoinnin tämän puolen varsin sujuvasti ja itseohjautuvasti.

Konferenssimatka on paljon muutakin kuin konferenssi

Kansainväliseen konferenssimatkustamiseen liittyy osaltaan paljon muutakin, kuin pelkkä konferenssi ja sen järjestelyjen onnistuminen. Konferenssimatkustaminen tuo kohdekaupungeille paljon tuloja. Siksi ei ole samantekevää, miten kaupunki rankataan kansainvälisissä arvioinneissa ja miten se sijoittuu erilaisissa arvosteluissa. Esimerkiksi Helsinki on sijoittunut hyvin viime vuosien konferenssikaupunkien listauksissa. Vuodesta 2013 se on päässyt maailman 20 suosituimman kaupungin joukkoon. Kärkipään kaupungit eivät enää ole USA:n kaupunkeja, kuten vielä muutama vuosi sitten. Nyt kärkeen ovat nousseet Aasian suurkaupungit, kuten Peking ja Shanghai. Konferenssimatkaa suunniteltaessa kannattaa siis huomioida myös konferenssikaupungin arvioinnit. Yleensä konferenssikaupungilta vaaditaan sopivien tilojen lisäksi hyviä liikenneyhteyksiä ja sujuvaa teknologiaa, turvallisuutta, nähtävyyksiä ja oheistapahtumia. Kaupunkiin matkustamisen pitäisi olla myös mahdollisimman vaivatonta. Nämä ovat hyviä kriteerejä myös matkustamiselle yleensä. Korkealle rankattu konferenssikaupunki on todennäköisesti myös hyvä matkakohde ylipäätään. Kööpenhamina on pärjännyt listauksissa ennenkin hyvin. Tällä kertaa sen valitsi maailman parhaaksi konferenssikaupungiksi OAG. Perusteluina oli muun muassa se, että lentokentältä keskustaan pääsee 13 minuutissa ja että kaikki tärkeimmät kohteet keskustassa ovat helposti saavutettavissa. Näillä konstein Kööpenhamina on noussut tämän arvion ykköseksi ohi Berliinin ja Wienin ja pärjännyt loistavasti myös muissa konferenssikohteiden arvioinneissa.