Tiedonjako kansainvälisellä tasolla hyödyttää kaikkia
Museoiden kansanvälisen yhteistyöjärjestön ICOMin kansainvälinen dokumentointikomitea CIDOC tähtää museoiden dokumentointijärjestelmien parantamiseen. Jos museoiden kokoelmia ei ole koottu järjestelmällisen jaottelun mukaisesti, ei voida puhua todellisista museokokoelmista. Se tiedottaa museoiden muodostamalle yhteisölle parhaista tavoista tallentaa ja dokumentoida kokoelmia koskevia tietoja. CIDOC järjestää vuosittain konferenssin, joka on komitean päätapahtuma. Lisäksi tarjolla on workshoppeja ja kursseja monilla eri kielillä ympäri vuoden. Museoalan ammattilaiset voivat siten jakaa kokemuksiaan ja oppia toisiltaan. Synergia syntyy, kun samojen päivittäisten realiteettien, haasteiden ja ongelmien kanssa kamppailevat ammattilaiset voivat kehittää uusia toimintatapoja ja mahdollisesti myös hyötyä toisissa maissa jo lanseeratuista dokumentointijärjestelmistä.

CIDOC-toimintakomiteat
CIDOCin alla toimii useita eri alojen yhteistyökomiteoita: arkeologia, samaviitteisyys, erityisinteressiryhmä, tiedonkeruu ja tiedonjako, digitaalisen datan tallentaminen, dokumentaatiostandardit, tiedotuskeskukset, tutkimusympäristöt, museoprosessi-implementaatio. CIDOC on myös luonut erilaisia standardeja ja käytäntöjä alan toimijoille. Ohjeita on saatavilla runsaasti sekä nettisivuilla että ottamalla yhteyttä CIDOCiin.

Vuonna 1992 perustetun arkeologian komitean tärkein tehtävä on edistää kansallisten ja kansainvälisten toimijoiden yhteistyötä niin kansallisella kuin kansainväliselläkin tasolla. Sen ensimmäinen tehtävä oli luoda kansainvälinen standardi arkeologisten kaivausten inventaariolle. Se myös tukee maita, joissa dokumentointijärjestelmien kehitys on alkutekijöissään. Arkeologian komitea myös auttaa eri maiden toimijoita keräämään yhteistä dataa ja jakamaan tietoa sähköisesti.

Samaviitteisyysryhmä perustettiin vuonna 2008, ja sen tärkein tehtävä on vähentää viitteiden etsimiseen käytettyä aikaa ja kehittää tehokkaita ratkaisuja tiedonhakuun ja -tallentamiseen.  Erityisintressiryhmä puolestaan liittyy museoiden CRM-järjestelmän ISO-standardisointiin.

Tiedonkeruuta ja tiedonjakoa edistävä ryhmä kehittää museoverkoston järjestelmiä ja käytäntöjä, jotka tähtäävät tietojen parempaan jakamiseen. Digitaalisen datan tallentamiseen keskittyvä ryhmä pyrkii kehittämään järjestelmiä laajojen tietomassojen tallentamiseen jatkossa.

Dokumentaatiostandardien ryhmä on kehittänyt erityiset kriteerit ja toimintatavat museoiden tietojen tallentamiselle. Tiedotuskeskusten ryhmän tavoite puolestaan on vahvistaa eri maiden instituutioiden välistä yhteistyötä.

Tutkimusympäristöjen ryhmä keskittyy eri tieteenalojen käyttämien käsitteiden ja termien analysointiin ja niiden ymmärrettäväksi tekemiseen. MPI-ryhmän tehtävä on museoiden business-prosessien ja työtapojen parantaminen.

Museoiden välinen yhteistyö on myös tapa säästää rahaa
Parempien, tehokkaampien ja järkevämpien käytäntöjen löytäminen hyödyttää kaikkien maiden toimijoita. Kun CIDOCin komiteat jakavat tietoa eri maiden käytännöistä, saadaan todellista synergiaa, joka auttaa museoita järkeistämään toimintaansa ja dokumentointitapojaan. Tästä saadaan konkreettisia taloudellisia hyötyjä ja tulevaisuudessa esimerkiksi yhteisten maailmanlaajuisten dokumentointijärjestelmien kehittäminen voi olla ainakin osittain mahdollista. Kaikkien CIDOCin toiminnasta kiinnostuneiden kannattaa siis hakea mukaan toimintaan ICOMin kautta ja kantaa kortensa kekoon parempien dokumentointitapojen saralla.